Corrispondenza tra AOO di Ateneo

Questa funzionalità consente di scambiare documenti tra AOO di uno stesso Ateneo.
Il breve documento che segue ne spiega il funzionamento.
La funzionalità è attualmente in stato beta e può essere soggetta a revisioni sia funzionali che tecniche.
L'ultimo paragrafo del documento racchiude le proposte da discutere con gli Atenei che ne fossero interessati.
Le informazioni per la configurazione della funzionalità e gli interventi lato server sono contenute in altro documento e non saranno trattati in questo.

Un documento prodotto da un qualsiasi ufficio dell'amministrazione può essere rivolto a:

• Destinatari esterni all'amministrazione
• Destinatari esterni alla propria AOO ma interni all'amministrazione
• Destinatari interni alla propria AOO
• Una combinazione qualsiasi delle opzioni sopra riportate

Ad oggi un utente di Titulus, nella maggior parte degli atenei, per inviare un documento ad altra AOO della stessa amministrazione:

1. produce il documento da trasmettere
2. stampa il documento in duplice copia (originale e minuta) e lo firma
3. registra il documento a protocollo, lo allega alla registrazione ed applica la segnatura su minuta e originale
4. spedisce il documento, attraverso posta interna, all'ufficio destinatario (stessa amministrazione, diversa AOO)
5. mantiene la minuta e la inserisce all'interno del fascicolo di procedimento
6. fascicola il documento in Titulus

A sua volta, l'ufficio protocollo dell'AOO destinataria:

1. riceve il documento originale in forma cartacea
2. registra il documento a protocollo, digitando nuovamente tutti gli estremi di registrazione
3. classifica il documento
4. acquisisce, tramite scanner, la riproduzione fotografica di tutte le pagine che compongono il documento
5. smista il documento al/agli uffici destinatari

1. indicare nel manuale di gestione che l'AOO destinataria non detiene l'originale ma solo una copia trasmessa via telematica da Titulus. L'unico originale cartaceo (la minuta) viene conservato dall'AOO mittente.
2. indicare che il documento viene inviato per via telematica e che al destinatario arriva direttamente in bozza
3. il destinatario deve solo classificare il documento e procedere alla protocollazione.

Quando la funzione “Corrispondenza tra AOO di Ateneo” è attiva, la maschera di compilazione di un documento in partenza è arricchita di un'ulteriore sezione: “Interoperabilità Web Service – Destinatari Interni” (si veda immagine sottostante). Nella nuova sezione è possibile inserire persone destinatarie del documento che soddisfino due requisiti:

• Siano registrate come persone interne nell'anagrafica di Titulus;
• Siano appartenenti ad una AOO diversa da chi sta registrando.
  

Le persone inserite nella nuova sezione sono trattate come destinatari normali quindi:

• l'inserimento di un destinatario interno è sufficiente alla registrazione;
• è possibile specificare per lo stesso documento sia più destinatari esterni, sia più “Destinatari Interni” che entrambi.
  

Figura: Sezione nuova funzionalità

La sezione “Destinatari Interni” supporta l'utilizzo della funzione look-up. Per inserire un destinatario interno occorre compilare l'Ufficio destinatario o parte di esso ovvero il cognome o parte di esso ovvero entrambi. È importante sapere che a livello informatico i dati pescati dalla sezione “Destinatari Interni” provengono dalla base dati di “Strutture Interne” e “Persone Interne” e non dagli utenti esterni.

Indicando solamente la struttura l'applicativo proporra di default la persona, indicata in ACL, responsabile della struttura.

Figura: Individuazione della struttura

È altresì possibile selezionare una struttura interna all'amministrazione, cliccando sul campo “Ufficio” e successivamente su “Elenco”.

Figura: Dettaglio del pulsante “Elenco”

ottenendo così l'elenco di tutte le strutture dell'amministrazione (se non si è inserito alcun termine di ricerca) oppure l'elenco delle strutture che corrispondono al termine di ricerca, esattamente come per la ricerca tramite funzione di look-up. Una volta selezionata la struttura, o le strutture, individuate come destinatarie interne, e compilata la maschera di registrazione con i consueti campi obbligatori, sarà possibile procedere alla registrazione del documento in partenza.

Se il documento necessita della registrazione di più destinatari interni, è possibile ottenere ulteriori stringhe di inserimento cliccando su “Ufficio” e successivamente su “Aggiungi istanza in coda”.

Figura: Dettaglio pulsante “Aggiungi Istanza in coda”

La funzione “Corrispondenza AOO di Ateneo” non va a modificare la normale prassi di inserimento dei destinatari. Quindi un documento può avere: Uno o più destinatari esterni; Uno o più destinatari interni; Una combinazione delle due soluzioni precedenti.

Nel caso due o più persone figuranti tra i destinatari interni appartengono alla stessa AOO il sistema mette la prima persona come RPA del documento in arrivo e le successive in CC. Nel documento c'è evidenza immediata dalla situazione sopra descritta.

Figura: Evidenza del copia conoscenza

Nell'esempio sopra riportato Grillini e Ballarini appartenenti ad AOO diverse divengono responsabili dei rispettivi documenti. Diletti, appartenente alla stessa AOO di Grillini, viene riportato in CC della bozza con responsabilità Grillini, come riporta la scritta in calce al suo nome.

Ci sono alcuni casi che differenziano la funzionalità “Corrispondenza tra AOO” dalle normali funzionalità dei destinatari interni e che producono messaggi d'errore. In particolare due:

1. Se una o più persone introdotte nella sezione “Destinatari Interni” sono membri dell'AOO di chi scrive, l'applicativo mostra un messaggio di errore (“Utente non trovato nel file utenti” ) e impedisce la registrazione;
2. Se la sezione “Documenti informatici” non contiene alcun file, il sistema al momento dell'Invio mostra questo messaggio di errore.

Figura: Messaggio d'errore per mancanza di file allegato

È comunque possibile tornare in “Modifica” del documento associare file alla registrazione e successivamente rinviare il tutto.

Registrato il documento in partenza è possibile inviare il documento cliccando “Invia a tutti i destinatari” che compare sopra l'elenco dei “Destinatari Interni”

Figura: Dettaglio del pulsante “Invio a tutti i destinatari”

Dopo la registrazione il software chiede una conferma sull'Invio. Per inviare clikkare su “OK”


Figura: Dettaglio pulsante “Ok”

Al termine delle operazioni il software indicherà la buona riuscita della medesima
:documentazione:manuale_utente_titulus:interop10.png|
Figura: Dettaglio del messaggio di buona riuscita dell'operazione

Una volta inviato il documento il “Destinatario interno” lo trova a sua disposizione nella cartella “Bozze”

Figura: Arrivo del messaggio nella cartella “Bozza”

Il documento si può protocollare automaticamente clikkando in visualizzazione del documento nel Menù a sinistra sul pulsante “Protocolla”.

Figura: Dettaglio del pulsante “Protocolla”

Altrimenti si può entrare in modifica del documento e modificarlo nella sua quasi totalità. I dati relativi al mittente non sono modificabili (Mittente, Data doc. e Prot. Mitt.)

Figura: Dettaglio della “Bozza” del documento

Terminata la modifica si può protocollare il documento, cancellarlo o trasformarlo in un documento non protocollato. La registrazione del documento viene noticata al mittente interno (colui che spedisce) e immediatamente riportata nel documento di partenza.

Figura: Conferma protocollazione nel messaggio di partenza

In caso di cancellazione della Bozza di documento la cosa viene comunque notificata al mittente.

Figura: Mancata registrazione a protocollo del documento. Messaggio nel documento

I messaggi “Invio telematico”, “Ricezione Annullamento protocollazione”, “Ricezione Conferma Protocollazione” sono interattivi. Clikkandoci si aprono le ricevute nel formato imposto dalla normativa (XML).
Nella ricevuta di conferma della protocollazione è contenuto anche il numero di protocollo dell'AOO destinataria.

Se invece il codice dell'AOO è il medesimo per i nominativi indicati come destinatari interni all'Amministrazione, ogni bozza avrà indicato come RPA il primo destinatario inserito, mentre gli altri saranno individuati come CC

Figura: Evidenza Destiantari multipli in CC

È obiettivo di KION/CINECA confrontarsi con gli Atenei quali fruitori principali dei propri servizi per rispondere, in maniera più precipua, alle loro esigenze.
Questa sezione rappresenta l'esemplificazione di un primo dialogo/confronto che la sezione Area Gestione documentale di Titulus intende istaurare con i propri clienti.
Tra gli altri ha il compito di elencare alcuni possibili sviluppi della funzionalità (Interoperabilità).
Come premesso la funzionalità è in modalità Beta quindi può essere ancora sviluppata, implementata e modificata.
Riportiamo quindi alcune proposte per modificarla.
Ogni argomento sviluppato in seguito sarà numerato, lo stesso numero rappresenta l'identificativo della discussione che si svilupperà sul BLOG.

1. 
   Possibilità di protocollazione automatica. Attualmente lato ricezione il documento arriva in bozza e la possibilità di protocollarlo è demandata a chi riceve il documento.
   È possibile automatizzare la registrazione a protocollo e far arrivare al “destinatario interno” il documento già protocollato. A quest'ultimo spetterebbe solamente il compito di implementare alcune informazioni (Es: Classificazione).
   Un documento proveniente tramite interoperabilità da altra AOO della stessa amministrazione può essere registrato automaticamente, senza passare dalla modalità bozza?
   
2. 
   Sarebbe utile implementare la stessa funzionalità anche al documento tra uffici?
   Chiarisco con un esempio: Un operatore dell'ufficio A ha necessità di chiedere una autorizzazione all'ufficio B (appartenente alla sua stessa AOO) e di mettere in CC l'ufficio C (appartenente ad un'altra AOO). Come risolvere la situazione?
   SITUAZIONE ATTUALE
   Registro un documento tra Uffici per comunicare all'Ufficio B ed uno in partenza per comunicare con l'Ufficio C
   SITUAZIONEPROSPETTATA
   Inserisco nel documento “Tra Uffici” una sezione “Destinatari interni” in questo modo mentre scrivo all'Ufficio B metto già in CC l'Ufficio C. Quest'ultimo si troverà a registrare un documento in arrivo come prospettato precedentemente.
   È corretto inserire la funzionalità “Corrispondenza tra AOO” anche al protocollo tra Uffici?
3. 
   Sarebbe utile inserire anche il flag CC nei destinatari interni come per i destinatari in partenza? Sarebbe utile introdurre insieme al CC anche la conferenza dei Servizi tra per i “Destinatari Interni”. Chiarisco c'è la possibilità di una Conferenza di Servizi tra AOO diverse di uno stesso Ateneo?
   Sarebbe utile poter indicare, per ogni destinatario di altra AOO, che questo sia in copia conoscenza, oppure in conferenza di servizi?
4. 
   Chiarirsi sul lessico rappresenta una scelta decisiva per la comprensione e la trasmissione delle idee. Ci sembra opportuno chiedere il vostro parere sul nome della nuova funzionalità.
   Attualmente la sezione dedicata ad essa riporta la dicitura:
   “Interoperabilità Web Service - Destinatari Interni”.
   All'EUG è stato proposto il nome:
   “Corrispondenza tra AOO“
   ma non abbiamo ancora provveduto a registrarlo all'anagrafe, quindi vi chiediamo:
   Che nome dareste alla nuova funzionalità?
5. 
   Vi vengono in mente altri scenari o altre funzioni da mettere a disposizione su questo argomento?

Le domande sono riportate nel BLOG di discussione.